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幹事はつらいよ!準備リスト

二次会幹事になったら最初にすべきこと

結婚式の二次会幹事を頼まれた!
幹事ってどんなことをすればいいの?

そんな疑問にお答えすべく、二次会の幹事が当日までにやっておくことについてまとめています。これで準備は完璧です!

二次会幹事はこれだけの準備が必要

結婚式の二次会幹事はやることがい~っぱいあるんです!

準備をするうちに、安易に引き受けたことを後悔する人もいるかもしれません。
具体的に、何をどうすればいいのか、二次会当日までにやることをリストアップしてみました。

4ヶ月前にやること

  • 幹事を決める

新郎新婦が幹事を全員決めてくれていれば必要ありませんが、ほかの幹事が決まっていない場合、一緒にやってくれる幹事を探さなければなりません。できれば、新郎側、新婦側それぞれ2~3人くらいいるのがベストですが、どちらかしか出られない場合は、受付だけでもやってもらうようにしましょう。

  • 招待客のリストアップ

披露宴の状況やゲストの顔ぶれなどを考慮し、リストアップしていきます。招待客に困った時は、友人・仕事仲間・家族を6:3:1の割合で呼ぶと良いですよ。
また、当日は親族も忙しいため、挙式と披露宴だけで疲れてしまうことも。招待する場合は、参加の意思があるかを事前に確認しておく必要があります。
ゲストの身の置き場も考え、男女の比率は大体半分になるようにしましょう。会場の規模は人数で決まるので、出欠の予測を視野に入れておくことも重要です。

  • コンセプトを決める

どんな二次会にしたいかによって、招待客の顔ぶれが変わってきます。
例えば、挙式・披露宴は家族や親戚で行い、二次会は友人たちだけで行うことも珍しくありません。
ゲストを招いて盛大に行いたいのか、あるいはゲームをしながらアットホームな雰囲気の中、友人たちだけで行いたいのか、イメージを明確にしておけばその後の会場決めや演出方法の進行がスムーズになります。

3ヶ月前にやること

  • 会場の手配

会場テーブルセッティング画像

何はなくとも、まずは会場!結婚式は、土日祝日に集中しますし、相変わらず大安の日が人気。ということは、二次会会場も土日祝日、大安の日に人気が集まります

日時や場所、だいたいの人数が決まったら、すぐに会場を探して、料理や会場設備など、条件に合うところをいくつかピックアップ。
希望日時が開いているかどうかを確認して、優先順位の高い会場から下見に行き、雰囲気や設備などをチェックします。

二次会の満足度を上げるのに重要なのは、なんといっても食事です。
実際に食べ物やドリンクの味見をして、種類の豊富さやフリードリンクがあるか、お酒の弱い方でも飲めるドリンクがあるかなどをリサーチしておきましょう。また、追加料金についても注意したいですね。

そのほか、当日は招待客の撤収に時間が掛かるため、時間に余裕をもって会場を借りられるかチェックしておく必要があります。
時間内で出来るサービスや、プロジェクター、DJ機器などの備品の持ち込み料&レンタル料などについても確認するようにして下さいね。

これで問題がなければ予約をして、会場は決定です。

2ヶ月前にやること

  • 招待状を出して出欠を集計

本番の約2ヶ月前には招待状を送り、最低でも1ヶ月前には出欠を集計できるようにしましょう。親しい間柄であれば、携帯やパソコンのメールで二次会の案内を出してもOK。

  • 演出やプログラムのプランニング

二次会の演出といえば、クイズ、ゲーム、余興。これに新郎新婦からのスピーチやプロフィールなどの映像上映、歓談時間が加わります。ゲストの顔ぶれを踏まえつつ、何にどれくらいの時間を割くのかを考えていかなければなりません。
よくあるのが結婚式で流したビデオを再び流すこと。二次会から来た招待客に喜ばれます。

イベントが少なすぎると盛り上がりに欠けますが、逆に多すぎても、時間がオーバーしてしまったり、せっかく準備したのにできなかったということもあるので注意が必要です。
しっかりタイムテーブルを組んでおかないと、食事や歓談の時間や無くなってしまうので力を入れて行っていきたいですね。

  • 名簿、お釣りの準備、BGM

出席者の受付用の名簿を作成し、会費のおつりを多めに用意しておきます。計算機、筆記用具なども忘れずに。席が決まっている場合は、招待客に配るテーブル表も準備しましょう。
また、CDやポータブル音楽プレイヤーなど、会場の音響設備に合わせた形態で音楽を用意します。

  • 備品や景品の購入

進行に必要な備品やゲームの景品を用意します。

1ヶ月前にやること

  • 出欠、予算などの把握

欠席などの変更もあるため、再度、人数を確認します。その後、予算を明確にします。

  • 打ち合わせ

新郎新婦や会場との打ち合わせを行います。どのようなコンセプトの二次会にするか、演出やプランニングなど、新郎新婦の希望を改めて聞いておくと良いかもしれませんよ。

また、本番の2週間ほど前には、会場との打ち合わせをします。当日の進行を伝え、料理やデザートの提供との兼ね合いなどを確認しましょう。

1週間前~直前までにやること

  • 荷造りと搬入

2、3日前には会場に持ち込む荷物の準備をします。会場によっては、事前に搬入が可能なところもあるので確認しておくといいと思います。

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くまのぬいぐるみ画像

いかがですか?
これだけのことをやらなければいけないので、要領よく動きたいですよね。

ゲームの景品も、自分の足で探すのもいいですが、景品サイトでまとめ買いするほうが移動時間も短縮できますし、ショップによっては、会場に直送してくれるところもあります。

忙しくてなかなか景品を買いに行く時間が取れないという人も、ネットショップならすぐに手配できて便利ですよ。