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受付で失敗しないために

結婚式の二次会に不可欠な受付。二次会とは言え、大事な仕事です。新郎新婦の思い出に残る会になるよう、しっかりと段取りを押さえておきましょう。

結婚式の二次会当日までに準備しておくこと

二次会受付は当日だけの仕事ではありません。事前にも準備が必要です。
ポイントは正確性とスピード。

  • ゲストの50音リストを作成しておく
    リストを男女別に分けて、できればフリガナをふっておきましょう。
    会費徴収チェック欄、お車代の有無欄、備考欄を入れておきます。
  • 座席表を作成する
    結婚披露宴のような大げさなものは要りませんが、どこに着座すれば良いのか、ゲストが迷わず分かるような簡素な座席表は必要です。
    座席表を渡すときに一言「○番テーブルです」と伝えるのが親切です。
  • 千円札を多めに準備しておく
    会費を万札で払うゲストもいるため、おつりをあらかじめ準備しておきましょう。
    特に千円札が不足します。
  • 事前に会場チェックをする
    入口が複数ある場合には、一つの入り口からしか入れないように、お店のスタッフと相談して決めておきましょう。
    また、長蛇の行列になってしまってゲストをお待たせすることのないよう、スムーズな流れを作るイメージをしておきましょう。
  • 筆記用具や集金箱などの備品を準備する
    二次会はゲストが多いのが一般的。受付をスムーズに行うために必要な備品を万全にしておきましょう。「受付」という表示も作っておくとわかりやすいですね。
  • 新郎新婦との打ち合わせ
    預かった会費をどのタイミングで渡すか、お車代が必要な人はいるかなど、50音リストをもとに、新郎新婦と事前に必要な打ち合わせを済ませておきましょう。

受付当日の仕事

準備が完璧にできていれば、受付の仕事の大半は終了したようなもの。あとは当日の流れを確認しておけば大丈夫です。

  • 二次会開始1時間前には 入店する
    二次会開始の30分前から受付を開始するのが普通です。
    そうなると、受付デスクの準備は開始1時間前には始めたほうが良いでしょう。
    受付テーブルを準備したら、50音リスト、筆記用具、集金箱、おつりを配置。
    受付担当が複数いる場合には、それぞれの役割を打ち合わせておきます。
  • 二次会開始の30分前に 受付を開始する
    受付は二次会の顔です。笑顔で明るく対応するように心がけましょう。
    まず、会費を受け取って、座席表を渡します。単独でお呼ばれしたゲストは、話す人もいなくて不安になっていることも多いので、声をかけて馴染める空気を作ってあげて。
    新郎新婦のふたりの代理として、参加者みんなが楽しめるよう仲をとりもちましょう。
  • 会費以外のお祝いを受け付ける
    会費以外に、ご祝儀やプレゼントを持参するゲストもいます。
    持ってきた人が誰なのか、何を持ってきたのかを、50音リストの備考欄にメモしておきましょう。
  • 二次会開始30分後に 受付を閉める
    遅れてくる人や欠席する人もいると思いますが、二次会開始30分後には、一旦受付を閉めましょう。その後にやってくるゲストは多くはないので、お店のスタッフにひと声かけておけば大丈夫です。
  • 会費の集計をする
    二次会の終了直後に、新郎新婦へ会費を渡します。
    ということは、二次会が終わるまでには、会費の集計を終わらせておかなければなりません。
  • 新郎新婦に会費やお祝い等を渡す
    二次会終了後、預かった会費、ご祝儀、プレゼントなどを、50音リストとともに新郎新婦に渡します。

以上が二次会受付の流れになります。金銭が絡んでいる会費やご祝儀のチェックは、くれぐれも間違えることのないように気をつけましょうね。

また、せっかくのお祝いの場なので、しっかり任務をこなすことはもちろんですが、あなた自身が楽しむことも忘れないで。